7 Tipps für effizientes Arbeiten – Wie du durch ein paar Regeln ohne Stress effizient arbeitest

7 Tipps für effizientes Arbeiten – Wie du durch ein paar Regeln ohne Stress effizient arbeitest

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Fazit: Effizientes Arbeiten ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg und für die eigene Zufriedenheit. Wer effizient arbeitet, erreicht seine Ziele mit möglichst geringen Mitteln. Viele träumen davon, mehr Zeit und weniger Stress zu haben. Fast jeder hat sich schon einmal gefragt:

  • Wie viele Stunden arbeite ich eigentlich am Tag? 
  • Könnte ich meinen Arbeitsalltag effizienter gestalten

Was wir am Ende des Tages erreicht haben, scheint manchmal in keinem angemessenen Verhältnis zu dem Arbeitsaufwand zu stehen. Der Tag ist einfach zu kurz. Manche Projekte werden nicht fertig oder wir schieben sie immer weiter auf. Dann solltest du dir genauer ansehen, wie du deine zeitlichen Ressourcen besser managen kannst. Unsere Tipps helfen dir, dass effizientes Arbeiten gelingt und du deine Ziele mit weniger Stress erreichst.

Alle Aufgaben auflisten und Prioritäten setzen

Um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen, solltest du deine Aufgaben genau unter die Lupe nehmen. Für manchen Aufgaben nehmen wir uns nur deshalb Zeit, weil wir schlichtweg daran gewöhnt sind und nicht, weil diese einen Sinn haben. Also verschwenden wir damit unsere Zeit. Im Alltag fehlt oft die Distanz, um solche Fallen für effizientes Arbeiten zu entdecken. Es kann hilfreich sein, alle Aufgaben auf Karten zu notieren. Dann entscheidest du, welche Aufgabe wichtig, welche eilig ist, welche ganz wegfallen oder delegiert werden könnte. Prioritäten zu setzen, bedeutet mehr Zeit, mehr Ruhe und weniger Stress. Die Aufgaben, die übrig geblieben sind, wirst du nun entspannter wahrnehmen. Außerdem verringert sich das Risiko, etwas Wesentliches zu vergessen. 

Effizientes Arbeiten fördern, indem Zeiträuber enttarnt werden

In unserem Arbeitsalltag verlieren wir viel Zeit mit Aktivitäten, die uns beim Erreichen unserer Ziele nicht oder zu wenig weiterbringen. Das Suchen von Dokumenten und Unterlagen kostet viel Zeit und lässt sich durch ein professionelles Ablagesystem wirkungsvoll vermeiden. Auch das planlose Surfen im Internet zählt zu den klassischen Zeitfressern. Solche Zeiträuber müssen wir systematisch enttarnen, um ein effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Du wirst überrascht sein, wie viel Zeit du in deinem Arbeitsalltag geschenkt bekommst, wenn du überflüssige Tätigkeiten konsequent streichst.

Gleichzeitiges Erledigen mehrerer Aufgaben vermindert die Konzentration

Auch der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, verhindert oft ein effizientes Arbeiten. Psychologen vermuten, dass der Übergang von einer Aufgabe zur nächsten jedes Mal mit einem Abbruch der Konzentration verbunden ist. Es kommt leichter zu Fehlern und damit zu weiteren Zeitverlusten. Wenn du regelmäßig mehrere Aufgaben gleichzeitig erfüllst, solltest du überprüfen, ob du diese zeitlich entzerren oder eine der Aufgaben delegieren kannst. Auf diese Weise wirst du entlastet und kannst deine Ziele mit weniger Stress verfolgen. 

Aufgaben klar terminieren, nicht aufschieben

Zeitdruck verursacht Unruhe und erschwert die Konzentration. Je länger wir eine Aufgabe auf die lange Bank schieben und je näher der Ablauf einer Frist heranrückt, umso bedrohlicher erscheint uns die Aufgabe. Manchmal kommt das schlechte Gewissen hinzu, weil du weißt, dass du mit der Erledigung eigentlich weiter fortgeschritten sein müsstest. Es ist daher hilfreich, wenn du jeder wichtigen Aufgabe eigenständig eine Deadline zuordnest. Die Fristen solltest du realistisch setzen. Mit einem solchen Plan erreichst du, dass du entspannter und mit weniger Stress deine Aufträge abarbeitest. Am Ende eines Tages kannst du eine ehrliche Bilanz ziehen. Dann erkennst du, was du alles geschafft hast. Es ist jedes Mal ein Erfolgserlebnis, eine Aufgabe abzuhaken. Besonders erleichtert wirst du sein, wenn du eine schwierige oder unangenehme Aufgabe abgeschlossen hast. 

Effizientes Arbeiten 7 Tipps
7 Tipps für effizientes Arbeiten

Regelmäßige Pausen während der Arbeit einlegen

Deine Arbeitsproduktivität steigt, wenn du regelmäßige Pausen einplanst. In wissenschaftlichen Studien wurde nachgewiesen, dass nach einer Arbeitsphase von 90 Minuten eine Pause eingelegt werden sollte, um effizientes Arbeiten zu fördern. Du tust deinem Körper und deinem Geist etwas Gutes, wenn du dich zwischendurch entspannst. Dabei helfen dir Rituale wie zum Beispiel ein kurzer Spaziergang. Bewegung ist ein besonders geeignetes Mittel, um neue Kraft zu schöpfen. Nach der Pause wirst du mit mehr Energie und einem freien Kopf an deinen Arbeitsplatz zurückkehren. Die Konzentrationsfähigkeit ist wiederhergestellt und effizientes Arbeiten fällt dir jetzt leichter. Du beugst der Überlastung vor und wirst mit weniger Stress deine Aufgaben erfüllen und Ziele erreichen.

Weniger Stress durch das Abschalten digitaler Geräte

Die ständige Erreichbarkeit ist oft eine zusätzliche Belastung und bedeutet nicht weniger Stress, sondern mehr. Jede Nachricht und jedes akustische Signal bindet Aufmerksamkeit und bringt uns aus dem Konzept. Dies kann bis hin zur Reizüberflutung führen. Daher solltest du hin und wieder deine mobilen Geräte ausschalten. In diesen Phasen kannst Du deine Ressourcen vollständig für deine Aufgaben und für das Erreichen deiner Ziele einsetzen. Du wirst dich wundern, wie viel Zeit du dadurch gewinnst, ohne etwas Wesentliches zu versäumen. 

Bei Anfragen gelegentlich auch mal nein sagen 

Im Arbeitsalltag erreichen uns immer mal Anfragen, ob wir eine zusätzliche Aufgabe übernehmen können. Solche Bitten solltest du nur dann erfüllen, wenn du die Umsetzung ohne Schwierigkeiten in deinen Zeitplan einfügen kannst. Ansonsten laufen deine Bemühungen, mehr Aufmerksamkeit für das Wesentliche und weniger Stress zu erreichen, ins Leere. Denn dann kommen immer wieder unvorhergesehene Aufgaben hinzu. Wenn du hoch ausgelastet bis, solltest du daher konsequent sein und nein sagen. Denn du tust niemandem einen Gefallen, wenn du die völlige Überlastung riskiert und deine Aufgaben nicht mehr unter Kontrolle hast.

All unsere Tipps basieren auf unseren eigenen Erfahrungen, die wir über die Jahre gesammelt haben. Gerade in der Selbstständigkeit ist es wichtig, sich selbst Regeln zu setzen und diese einzuhalten, um effizient und gleichzeitig stressfrei zu arbeiten. Wir wünschen dir viel Erfolg bei der Umsetzung!